【ケアマネ必読】AI活用で業務効率アップ！導入事例から学ぶメリットと可能性をわかりやすく解説

いえケア　編集部

在宅介護の総合プラットフォームいえケアです。
いえケア編集部では主任介護支援専門員としての地域包括支援センター相談員や居宅介護支援事業所管理者などの介護分野での経験を活かし、在宅介護に役立つ記事を作成しております。

近年、介護業界は深刻な課題に直面しています。高齢化社会の進展に伴い、介護人材の不足や介護保険給付費の抑制、さらには介護サービス利用者の増加といった課題が顕在化しています。

特に、利用者のマネジメントを高度に行うケアマネジャーは、日々の業務でマルチタスクに取り組みながら時間管理を余儀なくされ、その効率化が喫緊の課題となっています。そこで、AI（人工知能）の活用が注目されています。

本記事では、介護業界におけるAI活用の動向や導入事例を通じて、ケアマネジメント業務の効率化にどのように貢献できるかを探求していきます。また、AI導入に伴う注意点や課題にも触れ、ケアマネジャーの皆様がより効果的にAIを活用するための示唆を提供します。

記事の最後にケアマネ業務効率化のための無料サービスを掲載していますので、そちらもご確認ください。[ケアマネ業務効率化]

【この記事を読んでほしい人】

日々の業務が多忙で少しでも省力化したいと思っているケアマネジャーの皆様
ケアマネの業務負担を軽減できないかと考えている併設事業所や法人の皆様

【この記事で解説していること】

介護業界で業務効率化が求められる背景
ケアマネのAI活用で何が変わるか
ケアマネ業務に生かせるAI活用事例
AI活用の注意点とデメリット

介護業界の現状・課題
介護業界のAI活用の動向
ケアマネ業務でのAI導入事例
介護業務におけるAI活用の注意点とデメリット
- データのプライバシーとセキュリティの確保
- 情報の正確性
まとめ
お知らせ「住宅改修理由書作成支援アプリ」

介護業界の現状・課題

介護人材の不足

近年、介護業界は深刻な課題に直面しています。その最も顕著な問題の1つが介護人材の不足です。高齢化社会の進展に伴い、介護の担い手がますます必要とされる状況にありながら、介護人材の確保が困難になっています。
特に、高齢者の増加が急速に進む地域では、介護スタッフの不足が深刻化しており、介護サービスの提供に支障をきたしています。介護人材の不足は、介護の質の低下や利用者へのサービス提供の遅延など、さまざまな問題を引き起こしています。このような状況下で、介護業界は急速な人材確保の必要性を迫られています。2040年には、日本全国で約69万人の介護職員が不足する見込みであることが示されており、この人材不足はさらに深刻化する可能性があります（※厚生労働省：介護人材確保に向けた取り組み）。

さらに、ケアマネジャーも人材不足が深刻化しています。介護を必要としている人が増加しているにもかかわらず、ケアマネジャーとしての従事者数は減少傾向にあります。現在、居宅介護支援事業所で勤務するケアマネジャーの数は11.7万人と減少を続けており、これによりケアマネジメント業務の適切な支援が行われにくくなっています。ケアマネジャーと契約ができないためにサービスが受けられない「ケアマネ難民」という状況も起きています。詳しくはこちらの記事「ケアマネが足りない！」に記載をしております。

介護の需要が高まる中、ケアマネジャーの不足は介護サービスの提供に大きな影響を与えています。

介護保険給付費の抑制

介護保険給付費の抑制が求められている背景には、介護給付費の膨張があります。過去数年間における介護給付費のデータを見ると、その増加が明らかです。例えば、2001年には介護給付費が4兆3,782億円だったのに対し、現在では11兆円を超えるまでに増加しています（令和４年度　介護給付費等実態統計の概況より）。

この増加傾向は、高齢者の増加や介護サービスの需要増によるものとされています。しかし、介護給付費の増大は財政的な負担を増やし、現役世代の保険料増加などの経済負担にもつながっています。

そのため、政府や保険者などが介護給付費の抑制を図るための様々な施策を検討しています。介護サービスの適切な提供や効率化を図ることで、給付費の増加を抑える取り組みが行われています。また、介護サービスの利用者に対する自己負担の増加や、サービスの範囲や内容の見直し、効果的な予防や早期介入の促進などが検討されています。これらの施策を通じて、介護給付費の抑制と財政の持続可能性を確保することが目指されています。

国が推進しているLIFE＝科学的介護については以下の記事をご参照ください。

マルチタスクと時間管理の難しさ

ケアマネジャーは、多岐にわたる業務やタスクを同時にこなさなければならないという特性があり、業務におけるマルチタスクと時間管理が常に求められています。

まず、ケアマネジャーは複数の利用者との面談や連絡、ケアプランの作成、調整など、同時進行で多くの業務をこなさなければなりません。これらの業務はそれぞれ重要であり、適切な対応が求められますが、同時に行わなければならないことが多く、注意力や集中力が必要です。

さらに、時間管理も難しい課題です。ケアマネジャーは限られた時間の中で、多くの利用者のニーズに応える必要があります。面談や訪問、書類作成など、時間を要する業務が多いため、スケジュール管理が重要です。しかし、予期せぬ緊急事態や急な変更が発生することもあり、予定通りに進めることが難しくなることもあります。

このような状況下で、ケアマネジャーはタスクの優先順位を決定し、効率的に時間を使う能力が求められます。また、適切な時間配分や柔軟な対応力も重要であり、日々の業務を円滑に遂行するためには、時間管理スキルの向上が必要です。

非効率な業務

ケアマネジャー業務における現状の課題として、非効率な業務プロセスや手法が挙げられます。具体的には、以下のような点が挙げられます。

電話でのやり取り：利用者や関係機関との連絡や情報収集を電話で行うことが多いため、連絡先や内容の把握が難しくなる場合があります。また、時間を要することや情報の漏れや誤解が生じる可能性もあります。
情報の転記：事業所からの情報や医療情報などの書類を紙媒体で受け取り、それをソフト・データベースに手作業で転記する必要があるため、時間と労力がかかります。また、転記作業中に情報の漏れや誤りが生じる可能性もあります。
FAXのやりとり：医療機関や関係機関とのやり取りが主にFAXで行われることが多く、FAXの送受信や管理に時間を要します。また、FAXによるやり取りは情報の確認や管理が煩雑であり、個人情報漏洩のリスクも大きく、注意が必要です。そのため、効率的な業務遂行を妨げる要因となります。
紙媒体での書類の提出：行政や関係機関に提出する書類が主に紙媒体であり、これらの書類の作成、管理、提出、などの作業が手間と時間を要します。また、紙媒体の書類は管理が煩雑であり、情報の検索や整理が困難である場合があります。

これらの課題により、ケアマネジャーは業務の効率化が困難になり、時間や労力を無駄にすることがあります。そのため、デジタル化やITツールの活用など、DX化を推進する取り組みが求められています。

介護業界のAI活用の動向

ChatGPTの衝撃

いま、注目されているのがAI（人工知能）です。AIという存在自体はもともとありましたが、ChatGPTはそれらをはるかに凌駕する存在で、大きな衝撃を与えました。

ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語処理のモデルです。GPTは「Generative Pre-trained Transformer」の略で、Transformerと呼ばれる深層学習モデルをベースにしています。ChatGPTは、大量のテキストデータを学習して、人間のように会話したり文章を生成したりすることができます。

ChatGPTは、様々な言語タスクに適用することができます。例えば、質問に答える、会話をする、文章を生成する、要約を作成する、翻訳をするなどです。そのため、さまざまなアプリケーションやサービスで利用されています。

ChatGPTの強みは、自然な言語生成と理解にあります。人間のような表現や応答ができるため、ユーザーとのコミュニケーションをスムーズに行うことができます。

データ量の多さ、自然な言語生成、対話できる、そして様々なツールと組み合わせての応用。これらを武器にChatGPTはビジネスでも広く用いられるだけでなく、日常生活の中でも活用が進んでいます。また、それに追随する様々なモデルも開発されており、AIの発展は驚くべきスピードで行われています。

ケアマネがAIを必要とする4つの理由

現在のケアマネジャーを取り巻く厳しい環境と、革新的なAIの進歩。この状況下にあって、ケアマネジャーがAIを必要とする主な理由は、以下の4つにまとめることができます。

業務負荷の増加：高齢者の増加や制度の変化に伴い、ケアマネジャーの業務負荷が増加しています。これにより、ケアプランの作成や管理、利用者や家族との連絡など、多岐にわたる業務を効率的にこなすことが困難になっています。
情報の複雑化：高齢者の状況やニーズは多様化し、それに伴い必要な情報量も増加しています。医療情報や地域の社会資源など、様々な情報を把握し、適切なサポートを提供するためには、膨大な情報を効率的に処理する手段が求められます。
判断の難しさ：高齢者やその家族との対話や連絡、医療機関や関係機関とのやり取りなど、様々な情報をもとに適切な判断を行う必要があります。しかし、情報量の多さや複雑さ、求められる法制度などによる制限やコンプライアンス遵守の必要性から、適切な判断を行うことが難しくなっています。
人手不足：介護職や福祉関連の職員の不足が深刻化しており、ケアマネジャーもその一環として影響を受けています。必要な社会資源が地域に存在しないため、緊急時など、時にはシャドーワークと呼ばれるケアマネの本来業務ではない部分でのサポートをしなければいけない場合もあります。また、ケアマネ人材の確保も困難な今、より多くの担当件数をフォローしなければいけない状況も生まれています。

このように、ケアマネの業務が複雑化・煩雑化していることから、ケアマネの業務軽減が必要な状況になっているのです。

ケアマネがAIを活用するメリット

ケアマネジャーがAIを活用することには、多くのメリットがあります。以下のような点が挙げられます。

業務負荷の軽減：AIを活用することで、日常業務の一部を自動化することが可能となります。たとえば、ケアプランの更新期限管理、必要な文書の作成など、繰り返し行う作業をAIに任せることで、時間と労力を節約することができます。これにより、ケアマネジャーはより効率的に業務を遂行し、より多くの利用者に対応することが可能となります。
データの活用：AIは大量のデータを処理し、パターンや傾向を抽出することが得意です。ケアマネジャーが利用者やその家族とのやり取り、医療機関との連絡などで得た情報をAIに提供することで、AIが必要な情報を抽出し、適切なサポートを提案することが可能となります。これにより、ケアマネジャーはより客観的な視点で利用者のニーズを把握し、より適切なサービスを提供することができます。
情報収集・学習：AIを活用することで、様々な情報へアクセスが容易になります。専門論文などや動画情報を要約することで、時間をかけずに必要な情報を収集することもできます。また、社内のマニュアルや制度のルールをAIチャットボットにし、質問すればいつでも確認できるようにすることもできます。
判断の補助：AIは膨大な情報を素早く処理し、適切な判断を行うことができます。ケアマネジャーが利用者の状況やニーズを把握し、適切な支援を提供する際に、AIがデータや情報を提供することで、ケアマネジャーの判断を補助します。対話をしながら、ブラッシュアップをすることがでるので、AIがケアマネジャーにとってのアシスタント役となります。より正確かつ迅速な判断を行うことが可能となります。

AI活用でケアマネ業務はどう変わる？

AIを活用することで、ケアマネ業務には以下のような変化が期待されます。

ルーチン業務の自動化：AIが文書作成やデータ処理などのルーチン業務を自動化することで、ケアマネジャーは時間と労力を節約できます。これにより、より多くの時間を利用者とのコミュニケーションや個別ケアプランの策定に集中することができます。
データ分析の強化：AIが大量のデータを高速で処理し、洞察力に優れた分析を提供することで、ケアマネジャーはより客観的かつ的確な意思決定を行うことができます。利用者のニーズや状況をより深く理解し、適切なサポートを提供することが可能となります。
客観的な情報を行うアシスタント：ケアマネ個人が培った経験や感覚によるケアマネジメントだけでなく、AIを活用することで主観に依存しない客観的な見解や情報を得ることができます。別の視点で情報を提供するアシスタントとして活用することで、より多角的なケアマネジメントが可能となります。

ケアマネ業務でのAI導入事例

ケアマネ業務で活用できるAIの導入事例・活用事例を紹介します。

事例1. ケアプラン原案作成を自動化

先日Youtubeでも動画で紹介したのですが、ケアプラン原案をChatGPTで文章生成するツールを作成しています。

以下のような内容をChatGPTに渡して、自動で予防ケアプラン（総合事業の予防ケアマネジメント）を作成してもらうというものです。以下のような情報をまとめ、スプレッドシートに入力。スプレッドシートに埋め込んだChatGPTのAPI（有料）が連動し、ケアプランの文章を自動作成するものです。シートに記載した内容は以下の通り。

主な疾患を教えてください
どんな体の不調を感じ、どんなことに困っていますか
普段の歩行状態を教えてください
誰と一緒に暮らしていますか
普段の生活では誰にどんな介護・サポートを受けていますか
普段、どんな生活をしていますか
地域への社会参加の機会はありますか
通院・内服はできていますか
生活習慣（飲酒・喫煙・食生活・便通など）
その他特記事項
運動・移動についての本人・家族の意向
家庭生活についての本人・家族の意向
コミュニケーション・社会参加についての本人・家族の意向
健康管理に関する本人・家族の意向
利用希望のサービス（サービス種別/事業所名/サービスの特徴）
長期的な目標
目標達成期限

この事例ではChatGPTとGoogleスプレッドシートを連動することで文書生成をしていますが、他のサービス・ツールと掛け合わせることで様々な課題解決ができるのがAIの魅力です。

より詳細なケアプランを考えるのであれば、23の課題分析項目をもとに作成するというのもいいですね。

※販売予定は今のところないのですが、要望があれば教えてください。

事例2. サービス担当者会議をAI音声認識で文字起こし+議事録要約

サービス担当者会議やカンファレンスでの議事録・会議録作成。これはかなり時間と労力のかかる作業です。メモを取っておいて、事務所に戻ってから、記憶をたどりながら文字起こしをし、要約して、確認してもらう、などさまざまな作業が必要になり、大きな業務負担となります。

であれば、AIを活用した議事録作成ツールを導入するといいでしょう。会議の音声を自動的にテキストに変換し、議事録を作成する機能を備えています。以下の事例ではCLOVA NoteというAI音声認識アプリを使った業務効率化手順を解説します。

会議開始時に、CLOVA Noteが録音を開始します。参加者が話す内容をリアルタイムで認識し、テキストデータに変換します。話者を自動で認識できるため、誰が何を発言したかも把握できます。
会議終了後、CLOVA Noteが自動的に議事録を生成します。議事録に誤字があれば修正を行います。
生成された議事録の文字データをChatGPTに流し込み、要約された文書することも可能です。

参加者が多い場合や、意見がまとまらない長い時間の会議でも、AIを使うことで省力化することができます。紹介したCLOVA NoteはLINE社が開発したツールで、現在β版ですが、毎月300分の無料利用ができますので、長い会議でも安心ですね（会議は短い方がいいのが本音かもしれませんが）。

CLOVA Note

音声を文字に変換

事例3. 事業所候補AI立案ツール

サービス事業所の選択は、ケアプランの目標達成を大きく左右する重要な要素です。合う事業所、合わない事業所もありますし、必ずしも思う通りの結果が出るとも限りません。事業所の選択に関しては中立性・公平性が求められ、複数の事業所を紹介しなければいけない上に、その事業所を紹介した根拠もケアマネには求められます。

ということで、公正中立なAIを使って選択肢を提供してもらうというのはどうでしょう。

事業所の名称・サービス内容・特徴・営業エリア・対象者などの情報を、全部表でまとめてChatGPTに覚えさせます（GPT4：有料）。利用者の相談内容や目標、状態、住所（の一部）などの情報をChatGPTに渡して、目標達成のために効果の高いと思われる事業所を３つ、根拠も含めて提案してください、と指示をしましょう。

こうすることで、ケアマネ個人の思い込みや主観的な考えに縛られることなく、別の角度から利用事業所の候補について情報を得ることができます。通所だと思っていたけれど、訪問っていう手もあるね！など、新たな気付きを得ることができるかも。

事例4. 事例検討会・ケースカンファレンスの資料作成

事例検討会やケースカンファレンス、ケア会議などに事例提出を求められること、ありませんか？他にもケアマネ更新研修や主任ケアマネ研修などの法定研修でも事例を求められることがあります。記載項目が多く、かなり大変な作業です（本当にきついんです！）。これもAIで半自動化することで業務負担を軽くすることができます。

AIに経過記録を読み込ませて、解決したい問題などを入力します。そこから、AIに個別の質問を投げて、事例の要約や家族情報・疾患情報など、項目ごとに情報を出力していってもらいましょう。ひとつひとつ情報を整理していくよりもスムーズに資料を作成することができます。情報を整理するのにAIを使うのは非常に便利です。っていうか、AIがあればケアマネ研修に行くことなく事例検討できそうなものですが。

以上、ケアマネジャーの業務にAIを活用できる事例をいくつか紹介しました。ぜひみなさんも積極的に活用していってください。

介護業務におけるAI活用の注意点とデメリット

データのプライバシーとセキュリティの確保

AIを導入する際には、データのプライバシーとセキュリティの確保が重要な注意点となります。特に介護業界の場合、利用者の個人情報や健康情報など、非常に敏感なデータが扱われるため、適切な対策が求められます。

まず第一に考慮すべき点は、データの収集、保存、処理に関する法的規制や規制遵守です。介護業界では、個人情報保護法や介護保険法などの法律によって、利用者のプライバシーが保護されています。AIを活用する際には、これらの法律に従い、適切なデータの取り扱いを行うことが必要です。

また、データのセキュリティ面も重要です。介護業界では、利用者の健康状態や個人情報など、機密性の高い情報が取り扱われます。そのため、データの漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が欠かせません。例えば、データの暗号化やアクセス制御、定期的なセキュリティチェックなどの措置が重要です。

さらに、データの利用目的や取り扱い方法を明確に定義し、関係者に適切な教育を行うことも重要です。AIを活用することで得られる情報は多岐にわたりますが、その情報を適切に活用するためには、関係者がデータの取り扱いについて正確に理解し、適切に処理する必要があります。

AIに気軽に質問できる環境があるのは便利なことですが、氏名や連絡先などをそのまま入力することなどは危険です。

また、ChatGPTであれば設定画面の「Chat history & training」の項目は、ChatGPTに渡すデータをもとに追加学習できるようにするかどうかを設定する内容となっています。こちらをオフにしておくことで、秘匿性の高い情報をAIが学習しないようにすることができます。

プライバシー保護各主体は、AIシステム・サービスの開発・提供・利用において、その重要性に応じ、プライバシーを尊重し、保護することが重要である。その際、関係法令を遵守すべきである。

① AIシステム・サービス全般におけるプライバシーの保護
個人情報保護法等の関連法令の遵守や、各主体のプライバシーポリシーの策定・公表等により、社会的文脈や人々の合理的な期待を踏まえ、ステークホルダーのプライバシーが尊重され、保護されるよう、その重要性に応じた対応を取る
以下の事項を考慮しつつ、プライバシー保護のための対応策を検討する
⚫ 個人情報保護法にもとづいた対応の確保
⚫ 国際的な個人データ保護の原則及び基準の参照
総務省：AI 事業者ガイドライン案より

データのプライバシーとセキュリティの確保は、AI導入時における重要なポイントの一つです。適切な対策を講じることで、利用者のプライバシーを守りながら、安全にAIを活用することが可能となります。

情報の正確性

AIが出力する情報、全てが正しいというわけではありません。AIは平気な顔をして嘘をつくときがあります。情報が少なければ、それを補おうと、もっともらしい情報を追加してくることもあります。出力の独創性などを設定することも可能ですが、100％正確な情報を出すことが保証されるわけではありません。

出力された内容に関しては必ず一度人間が目を通し、誤った情報がないか、違和感がないか、適切な内容かを確認することが必要です。AIは残念なことに出力した情報に責任をとってくれません。AIの出す情報を信頼しすぎない、適切な関係性を保つことも大切です。

※ちなみにこの記事も部分的に、ChatGPTを使って書いています。

まとめ

AIの活用は、業務の効率化や業務内容の向上に大きな可能性を秘めています。本記事では、ケアマネジメント業務におけるAIの導入事例やメリット、注意点について詳しく解説しました。

AIを導入することで、煩雑な業務の自動化やデータの効率的な管理が可能となり、より多くの時間を利用者とのコミュニケーションや個々のケアに充てることができます。さらに、AIの活用により、正確性や効率性が向上し、ケアの品質や安全性を高めることが期待されます。

しかしながら、AI導入には慎重な検討が必要であり、データのプライバシーやセキュリティの確保など、注意点も存在します。注意点やデメリットを理解しながら、上手に活用していくことが必要となります。今後も技術の進化に注目しながら、最適なAI活用方法を模索していくことが重要です。

また、AIがどんなに進化しようとも、ケアマネジメントの根幹を支えるのはケアマネジャー個人のアセスメント能力・目標設定能力・利用者へ対する動機付け（エンパワメント）などです。そして、そこにたどり着くまでには利用者との間の信頼関係・コミュニケーションが不可欠です。これがなければ、どんな優秀なAIを活用しようともスカスカなケアマネジメントにしかなりません。ケアマネがAIにとってかわられる危険性を心配する必要はないでしょう。